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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO |
VIII - CUENTAS POR PAGAR
ASPECTOS E INDICACIONES PARA SU EVALUACIÓN A APLICAR EN:
1. SE ENCUENTRAN SEPARADAS LAS FUNCIONES DE RECEPCIÓN EN EL ALMACÉN, DE AUTORIZACIÓN DEL PAGO Y DE LA FIRMA DEL CHEQUE PARA SU LIQUIDACIÓN.
Comprobar en la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación que las funciones de recepción de mercancías en el almacén o almacenes, las de autorizar el pago de estas mercancías y las de firmar el cheque para su liquidación sean realizadas por personas diferentes.
Lo anterior esta establecido en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.
De no estar separadas estas funciones o tener una misma persona 2 de ellas, aunque este previsto así en la plantilla, este aspecto se contestará con un "NO".
2. SE CONCILIAN LOS IMPORTES RECIBIDOS Y PENDIENTES DE PAGO SEGÚN CONTROLES CONTABLES, CON LOS DE LOS SUMINISTRADORES.
Revisar en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes, chequeando mediante una muestra representativa de suministradores habituales seleccionados al azar, que los importes de mercancías recibidas y pendientes al cierre del mes anterior de acuerdo a los saldos individuales de los mismos del submayor de Cuentas por Pagar, hayan sido conciliados con las áreas de Contabilidad de los respectivos suministradores, de lo cual debe haber constancia escrita.
Lo anterior esta establecido en la Resolución 6/98 del Ministerio de Finanzas y Precios y en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionadas con las Cuentas y Efectos por Pagar.
De no estar conciliado el saldo de algún suministrador o no mostrarse la evidencia escrita de la conciliación, aunque verbalmente se diga que se hace, este aspecto se contestará con un "NO".
3. SE ELABORAN EXPEDIENTES DE PAGO POR PROVEEDORES CONTENTIVOS DE CADA FACTURA, SU CORRESPONDIENTE INFORME DE RECEPCIÓN (CUANDO PROCEDA) Y EL CHEQUE O REFERENCIA AL DOCUMENTO DE PAGO.
Chequear en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación tomando una muestra representativa de entradas de mercancías correspondientes a suministradores habituales, que por cada una de ellos se elabora el correspondiente Expediente de Pago que debe contener: La factura, el respectivo Informe de Recepción y el cheque o referencia al documento de pago. En caso de haberse emitido Solicitud de Compra o de Servicio, también se adjuntarán al expediente.
Lo anterior esta establecido en el principio contable de Revelación Suficiente y en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.
De no existir algún expediente de Pago o faltar algún documento en los muestreados este aspecto se contestará con un "NO".
4. SE CANCELAN LAS FACTURAS CON EL CUÑO DE ¨PAGADO¨, AL LIQUIDARSE
Comprobar en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación haciendo un muestreo representativo en facturas pagadas recientemente de que las mismas al pagarse fueron canceladas con el cuño o con la palabra de "Pagado", para evitar su doble pago.
Esto esta establecido en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.
De faltar el cuño o la palabra de "Pagado" en alguna de las facturas muestreadas se contestará este aspecto con un "NO".
5. SE MANTIENEN AL DÍA LOS SUBMAYORES DE CUENTAS POR PAGAR A SUMINISTRADORES, LOS DE CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS Y LOS DE COBROS ANTICIPADOS Y NO PRESENTAN SALDOS ENVEJECIDOS.
Chequear en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación, tomando una muestra representativa de suministradores o proveedores habituales, que incluirá lo referente a Cuentas por Pagar Diversas y a Cobros Anticipados.
Como primer paso se revisará la actualización de estos submayores, comprobando que las operaciones hasta el día anterior correspondientes a los proveedores o acreedores de la muestra tomada estén anotadas en las respectivas hojas individuales de los mismos.
Con relación a la no existencia de saldos envejecidos, se revisará con relación a las Cuentas por Pagar de suministradores habituales que los saldos de las cuentas de los suministradores muestreados están dentro de los términos pactados mediante los contratos concertados con los mismos.
En caso de no existir contrato o convenio escrito, que es lo oficialmente establecido para determinar si una cuenta esta envejecida, se tomará de base lo siguiente, cuando por excepción no se hubiera acordado previamente el término en que deben ser pagados la adquisición de mercancías o de servicios, contados a partir de la fecha de la recepción de los mismos:
- A los 30 días naturales cuando las partes residan dentro del territorio Nacional.
- A los 60 días naturales, cuando una de las partes resida fuera del territorio Nacional.
La comprobación de la Cuentas por Cobrar Diversas se hará en la muestra, revisando que los salarios no reclamados, reclamaciones o indemnizaciones aceptadas a clientes, estén dentro del término establecido que en el caso de los salarios no reclamados es hasta 6 meses y en las reclamaciones el término pactado, o de no existir convenio, se utilizará lo planteado en el 4to. párrafo de este aspecto.
Respecto a los Cobros Anticipados de existir, se revisará en el caso o casos muestreados que al cierre del mes anterior se diferió la proporción correspondiente a ese período, llevándolo a la cuenta de Ingresos procedente, en el caso de Ingresos Cobrados por adelantado.
Si se trata de Cobros Anticipados planificados por entrega de mercancías igualmente revisar si al final de cada mes se aplican y liquidan los mismos de acuerdo a las mercancías y servicios entregados.
Todo lo anterior esta establecido en :
- Principio Contable de "Registro".
- Resolución 45/83 del Ministerio de Finanzas y Precios (Salarios No Reclamados).
- Resolución 20/97 del Banco Central de Cuba.
- Resolución 6/98 del Ministerio de Finanzas y Precios.
De detectarse que existe alguna operación no pasada a las hojas individuales del submayor de proveedores o acreedores muestreados, o estar algún saldo fuera de término, envejecido o no liquidado, este aspecto se contestará con un "NO".
6. SE EXPEDIENTAN Y REGISTRAN CORRECTAMENTE LAS CANCELACIONES DE CUENTAS POR PAGAR Y ESTAS PROCEDEN DE ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Comprobar en la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación si se elaboraron Expedientes por Área de Responsabilidad o Unidad Organizativa por cancelación de Cuentas por Pagar originadas por la no existencia del adeudo, según certificación al efecto emitido por el suministrador.
Los expedientes serán numerados en forma consecutiva, al igual que sus páginas y deben contener como mínimo, los datos y documentos siguientes, y deberán estar firmados por el director de la Entidad que los instruye.
- Nombre del o de los suministradores.
- Causas por las que no se efectuó el pago.
- Gestiones realizadas.
- Certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.
Se verificará que los expedientes elaborados y firmados por cancelación de Cuentas por Pagar, se registren contablemente dentro del mes, en el caso de las Empresas en la cuenta de Ingresos Financieros y en las Unidades Presupuestadas en la de Ingresos Devengados.
Lo anterior está regulado por la Resolución No. 44/97 del Ministerio de Finanzas y Precios.
De no cumplimentarse los aspectos señalados anteriormente , la respuesta debe ser NO.
8. LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES, LAS DIVERSAS Y LOS COBROS ANTICIPADOS SE DESGLOSAN POR EDADES Y SE ANALIZAN POR EL CONSEJO DE DIRECCIÓN.
Comprobar en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación que existe un análisis, relación o documento escrito desglosando las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados, por edades, agrupadas en los siguientes períodos, al cierre del mes anterior:
Hasta 15 días
De 16 a 30 días
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
Mas de 90 días
El establecimiento de este desglose se indicó oficialmente por la Instrucción No.1/99 de 8/2/99 de la Dirección Provincial de Finanzas y Precios, para poder rendir información solicitada por el Banco Central de Cuba, además este desglose por edades y su análisis en el Consejo de Dirección está establecido en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionadas con las Cuentas y Efectos por Pagar y asociadas a este aspecto.
Verificar además chequeando las actas de los 2 últimos Consejos de Dirección, que este análisis de las Cuentas por Pagar por edades es objeto de discusión en los mismos.
De no hacerse, estar incompleto o desactualizado este desglose, o no aparecer en algún acta de los Consejos de Dirección señalados que se hicieron los análisis respectivos, este aspecto se contestará con un “NO”.